Fonctionnement

Les marchés d'appels d'offres

La Centrale de Référencement Force 5 fait paraître dans la presse un avis d'appel à la concurrence pour la fourniture de denrées alimentaires et organise des consultations pour la fourniture de produits d’entretien, de fournitures de bureau, de vêtements de sécurité, de produits d’incontinence  et  paramédical etc… afin d’obtenir le meilleur rapport « produit/qualité/service/prix » . Ces consultations sont lancées à échéances trimestrielles, semestrielles ou annuelles suivant la rapidité de l’évolution du cours des marchandises
 
Ils sont adressés à tous les fournisseurs potentiels :
  
    * suggérés par les adhérents de la Centrale
    * répertoriés par le coordonnateur
    * intéressés par le marché
    * ayant fait l’objet de contacts, de visites.

 L’appel d’offre comprend :
  
    * la liste des établissements acheteurs pour ce marché
    * les quantités et le nombre de repas par établissement
    * les conditions réclamées pour ce marché
    * un accord cadre fournisseur (Document disponible sur Espace Adhérent - Rubrique Engagement Fournisseurs)
    * un dossier suivi fournisseur (Document disponible sur Espace Adhérent - Rubrique Engagement Fournisseurs)
    * un formulaire - réponse

Pour ces appels d’offres, Force 5 s’engage auprès des fournisseurs sur les quantités de produits qui seront achetés par tous les membres du Groupement. Il organise l’envoi et le dépouillement de la consultation.

Cette commission se déroule en deux parties :

Les Pré-Commissions de marchés

Les pré-commissions se déroulent deux jours avant les commissions et réunissent un panel de chefs de cuisine, responsables d'établissements (FJT, Foyers-logments, MFR, Cuisine Centrale, Restaurants scolaires ....).

Elles permettent d'effectuer une pré-sélection des fournisseurs et articles. Les problèmes rencontrés durant les marchés précédents permettent aussi de peaufiner la sélection.

Les commissions de marchés

Les commissions de marchés réunissent tous les adhérents (responsables d'établissements, chefs de cuisine ....). Durant cette commission, les critères de qualité, prix, hygiène et service des différents fournisseurs sont comparés et un choix définitif en ressort.

Il est possible de référencer plusieurs fournisseurs pour une même gamme de produits.

Nous tenons compte dans le choix des fourniseurs de sa localisation. Les fournisseurs locaux seront privilégiés du fait de leur réactivité en cas de problème.

Il résulte de cette commission un large registre sur lequel est référencé la totalité des fournisseurs choisis. Les fournisseurs ne sont, en aucun cas, choisis arbitrairement, mais font l'objet d'une attention toute particulière. Il est "vital" pour une Centrale de Référencement de se renseigner sur les garanties qu'offrent les différents fournisseurs.

Patrice GRENOUILLEAU peut, avant de finaliser un partenariat,  visiter certaines usines afin d'obtenir des explications claires sur :
- le respect de l'hygiène
- le matériel utilisé
- la politique d'investissement
- les relations commerciales du fournisseur avec ses clients.

La Commission des marchés est, en outre, un lieu de rencontre privilégié où se côtoient des Professionnels qui nous vont découvir et déguster leurs spécialités ou dernières nouveautés.

A l'issue de la Commission des marchés, les fournisseurs retenus  dans les différentes familles de produits (viande, charcuterie, produits laitiers, ....) sont répertoriés sur une "fiche fournisseur" qui est adressée aux différents fournisseurs pour confirmation des marchés.

Elle est adressée à tous les établissements de la Centrale de Référencement qui peuvent passer leurs commandes, contrôler les livraisons et la facturation, conformément aux conditions acceptées par le Fournisseur. 

En cours de marché, si les produits, les conditions de marché ou les régles générales d'hygiène ne sont pas respectés, le Directeur de la Centrale s'engage à intervenir auprès du Fournisseur.

Les Fournisseurs sont appelés à :
- s'engager sur des prix, compte tenu d'une quantié de produits à fournir aux conditions définies par le Groupement. 

L'Etablissement est tenu :
- d'acheter chez les Fournisseurs retenus en commission de marchés
- d'avertir FORCE 5 de tout litige via les fiches de non-conformité
- de régler les Fournisseurs suivant les délais convenus

La discipline que s'impose chaque établissement travaillant avec la Centrale passe obligatoirement par ces deux engagements. C'est ce qui permet à l'ensemble des établissements de bénéficier des meilleures conditions d'achats possibles.

Suite aux appels d’offres, la Commission des Marchés se met en place. Elle a pour but de dégager les choix des fournisseurs. Durant cette réunion un échange de point de vue sur les produits et les services permet de mettre en valeur ces choix. Il est tenu compte, dans toute la mesure du possible, des avis de chacun.

Des critères de sélection empêchent certains fournisseurs de pouvoir travailler avec la Centrale de Référencement (expériences malheureuses, avis défavorables lors d’une visite...). Ceux-ci ne reçoivent donc pas d’appels d’offre.